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會計電算化錄入憑證技巧

162 2017-05-28

科目代碼輸入

許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,由于系統(tǒng)只能接受最明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁查找操作。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲裙按鈕,可調(diào)出會計科目代碼。

業(yè)務(wù)摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會計詞匯,而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫,可將常用詞匯預(yù)先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯,可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復(fù)制摘要的功能,在下一行中按“……”可復(fù)制上一條摘要,按“//”可復(fù)制第一條摘要。同時,系統(tǒng)還設(shè)計了摘要庫,在錄入憑證過程中,當光標定位于摘要欄時,按F7或單擊「獲裙按鈕,即可調(diào)出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可,在這個窗口中,您還可以新增、刪除或引入摘要。

業(yè)務(wù)金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向,按“空格”鍵即可;若要輸入負金額,在錄入數(shù)字后再輸入“-”號即可;金額借貸自動平衡———“CTR+F7”;憑證保存———F8。

會計分錄編制

會計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時,應(yīng)盡可能地詳細,甚至可以每張原始憑證編制一條分錄,摘要也應(yīng)詳細說明。沖減收入或費用以紅字或負數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應(yīng)將金額以紅字或負數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方。

改錯更正

發(fā)生錯賬,如果是當月的未登記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能,反結(jié)賬功能可將會計期間推前,然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài),再加以修改。

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