追本溯源——教您找錯(cuò)賬

形成錯(cuò)賬的原因是多方面的，財(cái)會(huì)人員可以從以下幾個(gè)方面來(lái)查找錯(cuò)賬類型：

1.重記或漏記賬戶查找。

科目是在登記賬簿時(shí)，將記賬憑證的雙方重記或漏記，或者只登記一方，重記或只記另一方。其查找方法是：首先檢查總賬，將記賬記錄的賬戶金額分別加總與總賬核對(duì)，以確定“標(biāo)準(zhǔn)賬戶”。然后，再與日記賬進(jìn)行核對(duì)。如果日記賬發(fā)生重記或漏記，則其增減發(fā)生額會(huì)與總賬的增減發(fā)生額不符;如果日記賬發(fā)生額大于總賬，說(shuō)明日記賬發(fā)生重記，相反則為漏記。最后，還應(yīng)根據(jù)總賬與日記賬的差額，在賬簿或記賬憑證中查找與此相同的數(shù)額，如果有，即為重記或漏記數(shù)。

2.記反賬戶方向的查找方法。

記反方向，指應(yīng)該記到增加方的數(shù)字，記入了減少方，或者相反。這種錯(cuò)賬往往在登賬時(shí)登錯(cuò)了欄次。由于記賬方向的錯(cuò)誤，就會(huì)使賬戶的一方合計(jì)數(shù)加大，另一方合計(jì)數(shù)減少，這就使變動(dòng)前后雙方都產(chǎn)生了差數(shù)。這個(gè)差數(shù)就是數(shù)字的“2”倍。因此，把這個(gè)差數(shù)用“2”除，所得的商就是記錯(cuò)方向的數(shù)字。

3.記賬筆誤的查找方法。

①數(shù)字錯(cuò)位的查找方法。數(shù)字錯(cuò)位，就是把數(shù)字的位數(shù)記錯(cuò)，錯(cuò)賬金額能被9整除，則商為記錯(cuò)位的數(shù)字。然后，在賬內(nèi)查找此數(shù)，將商放大10倍或縮小10倍。

②數(shù)字顛倒的查找方法。數(shù)字顛倒就是把數(shù)字中的前后兩個(gè)數(shù)字書(shū)寫(xiě)顛倒。例如，把58寫(xiě)成85，將顛倒的兩位數(shù)之間的差額27除以“9”，商為“3”，就是記顛倒后兩位數(shù)字的差額。

③寫(xiě)錯(cuò)或?qū)懙艚?、分尾?shù)的查找方法。寫(xiě)錯(cuò)或?qū)懙艚?、分尾?shù)就是在記賬過(guò)程中，把帶有角、分的尾數(shù)丟掉或?qū)戝e(cuò)，查找方法需要與原始憑證逐一核對(duì)。

以舊換新——教您改錯(cuò)賬：

由于形成差錯(cuò)的性質(zhì)不同，發(fā)現(xiàn)的時(shí)間有先有后，所以采用的更正方法也有所不同。應(yīng)根據(jù)不同的錯(cuò)賬情況，分別采用劃線更正法、紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法等不同方法加以更正。

1.劃線更正法。

劃線更正法是指用劃線來(lái)更正的方法。這種方法適應(yīng)于記賬后結(jié)賬前，如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯(cuò)誤，而記賬憑證無(wú)錯(cuò)誤，既純屬筆誤造成登賬時(shí)文字或數(shù)字出現(xiàn)的錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線更正法進(jìn)行更正。具體做法是，先將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字全部用紅線予以劃銷;然后在劃線上方用藍(lán)字填寫(xiě)正確的記錄;更正后經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章以明確責(zé)任。劃線更正時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：在劃線時(shí)，如果是文字錯(cuò)誤，可只劃錯(cuò)誤部分，如果是數(shù)字錯(cuò)誤，應(yīng)將全部數(shù)字劃銷不得只劃錯(cuò)誤數(shù)字。劃線時(shí)必須注意使原來(lái)的錯(cuò)誤字跡仍可辨認(rèn)。

2.紅字沖銷法。

紅字更正法是用紅字沖銷或沖減原記錄數(shù)，以更正或調(diào)整賬簿差錯(cuò)記錄的一種方法。這種方法適應(yīng)于記賬后發(fā)現(xiàn)由于記賬憑證錯(cuò)誤而導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤的情況。紅字記錄表示對(duì)原記錄的沖減。

具體更正操作方法是：例如記賬依據(jù)的記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸的方向、科目或金額有錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬簿記錄錯(cuò)誤。首先用紅字填寫(xiě)一張與原憑證相同的記賬憑證，在摘要中注明注銷××憑證，并用紅字金額登記入賬，以沖銷原來(lái)的賬簿記錄，然后再用藍(lán)字填寫(xiě)一張正確的會(huì)計(jì)憑證，并據(jù)以登記入賬。應(yīng)用紅字沖銷法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對(duì)應(yīng)關(guān)系。

例1：張芳出差，借差旅費(fèi)4000元，開(kāi)出現(xiàn)金支票支付。記賬時(shí)本應(yīng)貸記“銀行存款”科目，卻誤記“庫(kù)存現(xiàn)金現(xiàn)金”科目，并已登記入賬。其更正方法如下：

①用紅字金額填制一張與原錯(cuò)誤分錄相同的記賬憑證，分錄如下：

借：其他應(yīng)收款——張芳4000

貸：庫(kù)存現(xiàn)金4000

②用藍(lán)字填制一張正確記賬憑證，其分錄如下：

借：其他應(yīng)收款——張芳

貸：銀行存款4000

有時(shí)，根據(jù)記賬憑證分別記入有關(guān)科目并無(wú)錯(cuò)誤，但所填的金額大于應(yīng)填的金額時(shí)，也可按照正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證，據(jù)以登記入賬，以沖銷多記金額，并在賬簿摘要欄注明“注銷×年×月×號(hào)憑證多記金額”。

例2：銷售商品一批，收到購(gòu)貨方開(kāi)出并承兌的商業(yè)匯票2500元，作為銷售收入。如不考慮稅金，在填制記賬憑證時(shí)，將金額2500元誤記25000元，多記了22500元，并已入賬。其誤記會(huì)計(jì)分錄為：借：應(yīng)收票據(jù)——商業(yè)承兌匯票25000

貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入25000

為了更正有關(guān)賬戶多記的22500元，就應(yīng)用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下：

借：應(yīng)收票據(jù)——商業(yè)承兌匯票22500

貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入22500

根據(jù)此記賬憑證登記入賬后，使“應(yīng)收票據(jù)”和“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”兩科目原來(lái)的錯(cuò)誤記錄都得到了更正。

3.補(bǔ)充登記法。

用補(bǔ)記差額來(lái)更正賬簿記錄錯(cuò)誤的一種方法。主要適用于記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證金額有錯(cuò)誤，并且錯(cuò)誤金額小于應(yīng)記的金額，導(dǎo)致賬簿記錄金額少記，而且會(huì)計(jì)科目及記賬方向均無(wú)錯(cuò)誤的情況下可用此種方法。

具體做法是：填寫(xiě)一張記賬憑證，其會(huì)計(jì)科目、借貸方向與原始記賬憑證一致，但金額為少記金額。并在摘要中注明補(bǔ)記××號(hào)記賬憑證少記的金額，并據(jù)以記賬。

例3：收到某購(gòu)貨單位償還的前欠貨款4500元存入銀行，在填制記賬憑證時(shí)，將金額誤記為5400元，少記了900元，并已登記入賬。更正時(shí)，應(yīng)將少記的900元用藍(lán)字填制一張記賬憑證，并登記入賬。其補(bǔ)充更正分錄是：

借：銀行存款900

貸：應(yīng)收賬款900

根據(jù)此記賬憑證登記入賬后，使“銀行存款”和“應(yīng)收賬款”兩科目的原來(lái)錯(cuò)誤都得到了更正。

畫(huà)龍點(diǎn)睛——教您好點(diǎn)子

1.紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法忌用

記賬憑證不僅是登記明細(xì)賬的根據(jù)，也是匯總登記總賬的根據(jù)。在同一記賬根據(jù)的基礎(chǔ)上，如果總賬未記錯(cuò)，只是某一明細(xì)科目記錯(cuò)了數(shù)字，如果為更正這一明細(xì)科目差錯(cuò)，而采用了紅字更正法或補(bǔ)充登記法，勢(shì)必影響總賬發(fā)生變動(dòng)，即將原來(lái)的正確數(shù)更正為錯(cuò)誤數(shù)。

如果記賬憑證正確，只是登記入賬時(shí)發(fā)生誤記，導(dǎo)致總賬和明細(xì)科目金額的不一致，在月末結(jié)賬前可以采用劃線更正法進(jìn)行更正。

2.紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法妙用

有些過(guò)賬筆誤如金額誤記，借貸雙方數(shù)額相同、借貸方向沒(méi)錯(cuò)但會(huì)計(jì)科目賬戶、借貸雙方均重記或者漏記等，這些并不影響會(huì)計(jì)賬簿的試算平衡;以及某月份對(duì)某些總賬與明細(xì)賬戶未進(jìn)行核對(duì)，不能確保其一致性，這些都可能形成過(guò)賬筆誤延續(xù)到月末結(jié)賬后的以后月份發(fā)現(xiàn)。所以過(guò)賬數(shù)字筆誤跨月以及會(huì)計(jì)科目串戶等，不宜采用劃線更正法。因?yàn)檫^(guò)賬筆誤跨到以后月份發(fā)現(xiàn)若采用劃線更正法更正時(shí)，不僅會(huì)使賬頁(yè)更正數(shù)太多，而且會(huì)使賬簿記錄與結(jié)余數(shù)和月計(jì)、累計(jì)數(shù)不相符合;而且對(duì)于會(huì)計(jì)科目串戶等誤記更正，會(huì)使誤記注銷數(shù)只能劃線注銷而無(wú)正確數(shù)可記，由于月份記賬已經(jīng)結(jié)束也會(huì)使補(bǔ)記數(shù)無(wú)行次登記。

過(guò)賬數(shù)字筆誤跨月發(fā)現(xiàn)以及會(huì)計(jì)科目串戶等過(guò)賬筆誤，可根據(jù)紅字沖銷法或補(bǔ)充登記法原理，不必編制記賬憑證，在發(fā)現(xiàn)時(shí)即將過(guò)賬筆誤直接在賬簿中進(jìn)行更正登記。如3月10日實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品銷售收入4500元，賬款暫欠。編制25號(hào)記賬憑證正確，借記：應(yīng)收賬款4500元，貸記：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入4500元;但登記總賬及明細(xì)賬時(shí)金額均誤記為5400元。于4月10日與應(yīng)收賬款往來(lái)單位對(duì)賬發(fā)現(xiàn)過(guò)賬筆誤，當(dāng)即更正：對(duì)“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”(貸方)和“應(yīng)收賬款”(借方)總賬(或科目匯總表)及其明細(xì)賬科目均分別以紅字沖銷900元，并標(biāo)明3月10日25號(hào)記賬憑證過(guò)賬筆誤多記，同時(shí)在3月10日25號(hào)記賬憑證及其登記賬頁(yè)中補(bǔ)記注明過(guò)賬筆誤多記900元，于4月10日更正。在上述舉例中，強(qiáng)調(diào)了不再編制更正的記賬憑證，這是因?yàn)樵涃~憑證的編制是無(wú)誤的，會(huì)計(jì)記賬應(yīng)保持賬證一致。對(duì)于過(guò)賬筆誤的原記賬憑證及其賬簿記錄以及更正的賬簿記錄，都強(qiáng)調(diào)要相互注明，這是十分必要的。這樣，便于在賬證中相互對(duì)照，也便于在賬簿中作更正后的結(jié)余額和月計(jì)、累計(jì)數(shù)的修正計(jì)算。

3.“跨年調(diào)整法”的運(yùn)用。

如果發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證中有錯(cuò)誤(指科目和金額)并導(dǎo)致賬簿登記錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證，更正由于記賬錯(cuò)誤對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生的影響。

例4：發(fā)現(xiàn)去年有一張管理費(fèi)用支出憑證的金額本應(yīng)是4500元，記賬時(shí)誤記5400元，則導(dǎo)致利潤(rùn)減少900元。此時(shí)應(yīng)作更正分錄是：

借：庫(kù)存現(xiàn)金(或其他科目)900

貸：以前年度損益調(diào)整900