如何做一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)

做一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū) 應(yīng)具備以下幾點(diǎn)基本素質(zhì)

1、執(zhí)行力、判斷力

做一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)，首先要看他在哪個(gè)行業(yè)、為什么樣的企業(yè)服務(wù)，不管做什么，最基本的素質(zhì)有這么幾個(gè)：一是執(zhí)行力，一是判斷力。因?yàn)?，秘?shū)是離公司管理層最近的人，但不等于管理者，他們?cè)鯓訄?zhí)行管理中一些具體的環(huán)節(jié)和步驟，要幫助管理者協(xié)助管理者做決策。在協(xié)助決策的過(guò)程當(dāng)中，秘書(shū)個(gè)人主觀的判斷和決策是沒(méi)有的，必須要不折不扣地支持管理者來(lái)做出決策，所以執(zhí)行力是一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)必備的一個(gè)基本素質(zhì)。

舉個(gè)例子來(lái)講，比如工作當(dāng)中有一個(gè)管理溝通會(huì)議，這個(gè)溝通會(huì)議并沒(méi)有確認(rèn)這個(gè)信息可以向外發(fā)布，秘書(shū)聽(tīng)到了，這時(shí)他需要進(jìn)行判斷，對(duì)于那些不能向外公布的信息，這些信息對(duì)他來(lái)說(shuō)，也只能當(dāng)做完全不知道的信息。

另外，做一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)要有好的判斷力。有些事情可能由于秘書(shū)的介入更好地支持了決策。譬如說(shuō)，秘書(shū)最了解自己主管的個(gè)性了，如果主管帶了情緒做了某些判斷，和其平時(shí)的判斷風(fēng)格不符合，就需要秘書(shū)做出提醒。如果一個(gè)判斷力強(qiáng)的秘書(shū)，就可能在這個(gè)過(guò)程中延緩某個(gè)文件的發(fā)送。也許就是這個(gè)故意延緩了信息發(fā)送的舉措，使上司規(guī)避了可能發(fā)生的錯(cuò)誤。

另外，既符合自己職業(yè)操守，又能很好地協(xié)調(diào)與決策人之間的微妙關(guān)系，這樣的秘書(shū)是受管理者青睞的秘書(shū)，這點(diǎn)來(lái)講，秘書(shū)的素質(zhì)是來(lái)自兩個(gè)方面積累的，一個(gè)是自身人格素質(zhì)不斷修煉的過(guò)程，第二個(gè)是來(lái)自個(gè)人職業(yè)操守素質(zhì)的不斷完善，這個(gè)完全依賴于秘書(shū)個(gè)人的誠(chéng)信。而這都是秘書(shū)培養(yǎng)自己素質(zhì)的核心動(dòng)力源。

2、不要與老板爭(zhēng)論 不要講你的看法

做大公司的高級(jí)秘書(shū)，首先是外語(yǔ)能力，同時(shí)還要有會(huì)議管理能力、時(shí)間管理能力、心理承壓能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織策劃能力、談判能力、演講能力。

諾和諾德(中國(guó))制藥有限公司人力資源與企業(yè)交流部總監(jiān)洪朝陽(yáng)表示，很多人認(rèn)為，跨國(guó)企業(yè)的秘書(shū)、助理的職位太容易做了，只要會(huì)說(shuō)幾句英語(yǔ)，會(huì)打打字就完全可以勝任。其實(shí)不然，現(xiàn)代社會(huì)生活、工作的節(jié)奏都非常快，公司對(duì)職員的要求相應(yīng)也都非常高。他們把每個(gè)職位的工作描述、個(gè)人發(fā)展計(jì)劃和目標(biāo)設(shè)定三個(gè)系統(tǒng)用能力給串到了一起，變成了一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了整合。

英國(guó)駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說(shuō)，她一直在做涉外秘書(shū)，她的感受是做高級(jí)秘書(shū)英文要很好，包括所有的聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)。曹薇說(shuō)：“有的時(shí)候，我需要陪老板去開(kāi)會(huì)，兩個(gè)小時(shí)的會(huì)上，其他參加會(huì)議的人累了，可以發(fā)一下呆，如果對(duì)某個(gè)話題不感興趣，也不是你負(fù)責(zé)的，就不用專心地聽(tīng)?？晌也恍?，不管什么，我都要記下來(lái)，回去還要分析，因?yàn)槟莻€(gè)記錄你是要形成文件下發(fā)給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗(yàn)?zāi)愕呐袛嗔α恕?rdquo;

還有，她需要有能力知道、領(lǐng)會(huì)老板的意思，要有應(yīng)變能力，有時(shí)可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘書(shū)提醒該做什么。曹薇認(rèn)為，再高級(jí)的秘書(shū)也應(yīng)該很人性化。她剛做秘書(shū)時(shí)曾經(jīng)認(rèn)識(shí)了一個(gè)很資深的秘書(shū)，他告訴自己：“要記住你老板說(shuō)的每一句話，不要與他爭(zhēng)論，或者告訴他你的看法，你要做的是記住他的每一句話。你要能夠讓他省下很多精力，放在主要的工作上面。”

3、做老板助手 不當(dāng)長(zhǎng)舌婦

和高高在上的老板相比，秘書(shū)有更多的機(jī)會(huì)接近各個(gè)部門(mén)的基層員工，了解來(lái)自第一線的信息反饋。和一般的部門(mén)主管比較，和管理層天時(shí)地利的接近優(yōu)勢(shì)，使得秘書(shū)又具備對(duì)公司整體戰(zhàn)略部署更全面的了解和體會(huì)，從這點(diǎn)上看，老板在決策過(guò)程中，多聽(tīng)取秘書(shū)出謀劃策是很有參考價(jià)值的。值得注意的是，秘書(shū)在做好管理左右手的助理工作中，更多的是發(fā)揮順風(fēng)耳而不是長(zhǎng)舌婦的作用。另外，經(jīng)理主管們性格各異，有的喜歡獨(dú)自思考問(wèn)題，有的喜歡同別人一起商量，秘書(shū)在參與老板管理決策的過(guò)程中，一定要注意適可而止，因人而異，不可越位。

4、求老板信任 別做馬屁精

作為老板身邊的人，他們有更多的溝通和展示自我的機(jī)會(huì)，也和老板有更多的非工作性質(zhì)的社交活動(dòng)機(jī)會(huì)，因此他們比普通職員和老板的關(guān)系更融洽。但是，凡事說(shuō)兩邊，秘書(shū)工作的點(diǎn)滴失誤也發(fā)生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并沒(méi)有時(shí)間順序，而秘書(shū)要分清輕重緩急，慶典安排、展覽會(huì)、記者見(jiàn)面會(huì)、座談會(huì)、客戶會(huì)見(jiàn)等，哪個(gè)在先哪個(gè)在后，如何為上司安排，全看秘書(shū)的眼力見(jiàn)兒了。一個(gè)成功的秘書(shū)必須與老板形成默契，學(xué)會(huì)有效的溝通，贏得老板的信任并與之愉快相處，這是秘書(shū)必須具備的基本職業(yè)素養(yǎng)。

不同上司的氣質(zhì)、性格、習(xí)慣、要求、喜好和能力等千差萬(wàn)別，秘書(shū)要搞定和上司的關(guān)系，是做出來(lái)的而不是拍出來(lái)的。如果你打文件拖拖拉拉，辦事情丟三落四，留信息走弦跑調(diào)，寫(xiě)文章詞不達(dá)意，出建議云里霧里，恐怕做秘書(shū)的曰子就不多了。