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會計人員學習Excel的7大習慣,讓工作事半功倍

76 2017-07-21

1、內部統(tǒng)一的標準化設計

統(tǒng)一工作薄中相同數據的名稱、編碼、以及需要引用的公用內容。

對于像公司名稱或者人名等公用信息不要使用簡寫、別稱,以便使用函數查找、引用并有利于使用替換等工具。對于工作中不同部門協(xié)同的項目或者共同使用的名稱也應該統(tǒng)一名稱或者采用統(tǒng)一的標準,方便數據在系統(tǒng)內的傳遞以及共同使用。如果使用過vlookup等查找函數就可體會到這個習慣的必要性。

2、排版的規(guī)范化設置

輸入字符時不要在字符串內、前后插入空格,盡量使用對齊功能來排版,以便使用函數查找、引用。盡量不使用合并單元格功能(可使用跨列對齊來居中),以便填充公式、排序、篩眩排版時使用頂端標題行、標題列功能。數字及文本的對齊方式請使用Excel默認的格式,即數字靠右對齊,文本靠左對齊。數字使用千位分隔符。學會使用拆分窗口功能,免除為看到標題行而大量滾屏,以提高工作效率。

3、鍵盤功能快捷鍵使用

工作簿內工作表較多時,使用建立目錄的工具或者工作表標簽的快捷菜單(通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕,顯示快捷菜單。),快速選取工作表。經常使用快捷鍵,提高工作效率。

4、函數使用

要進行乘除等運算時,要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數的習慣,以免出現(xiàn)四舍五入的誤差。

計算結果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤,而其它單元格又需對此單元格進行運算時,要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數消除錯誤值的習慣。

對于有些需要查找的函數,為了防止在輸入時的不規(guī)范性,對于需要查找的數據應去除其空格,如使用trim函數。

養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進行臨時性的求和、計數、求平均值的習慣。

5、多人協(xié)作時需要適當的分工權限

當工作表要提交他人(多人)填寫時,養(yǎng)成保護工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設定數據有效性的習慣,以避免他人的錯誤操作影響報表的匯總。

6、數據勾稽的檢查

對于一個工作薄中有多張工作表,期間的數據有比較嚴密的勾稽關系,應在一張工作表中反映這些勾稽關系,并且應夠校驗出表間的關系是否正確。

7、養(yǎng)成經常思考的習慣

對于簡單的、重復性的、機械性質的勞動應該思考有無改進的可能性,對于一些自己無法解決的應該去論壇發(fā)布討論帖,或者查找以前類似問題的處理,如可以利用宏能夠處理的重復性勞動,應該學習初步的錄制宏的功能,方便工作、提高效率。

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