Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts。

如果你正在閱讀這篇文章，你肯定有一個或若干個甚至是不同帳號的私人或辦公郵箱。

It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtomunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:

郵件這樣的溝通方式早已經滲入到了我們的生活工作中，因此可以說大多數人都能有效地使用郵件與他人交流。但如果你發(fā)現(xiàn)自己還沒做得足夠有效，我想以下這六點可以幫到你：

1.StartWithanAppropriateSalutation

郵件開頭稱呼要恰當：

Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:

有些人寫郵件不喜歡加稱呼，甚至連簡單的“你好”都忽略，直接開始正文內容。孰不知就像在傳統(tǒng)的信件上一樣，寫上稱呼是一種禮貌的象征。稱呼可以這樣寫：

DearSir/Madam親愛的先生/女士

DearMr.Johnson親愛的約翰遜先生

HiSue蘇，你好

HelloFred你好，福瑞德

Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。

稱呼必須恰當。若郵件對象是你未來的上司，“親愛的約翰先生”這樣的稱呼應該為最得體的。像“你好，鮑勃”更適用于隨意的場合。

Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。

那么，是不是正式的用語就萬能呢？絕對不是。若你給你朋友的朋友寫郵件，那用“親愛的+姓”就顯得異常別扭。

Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine。

當你判斷不出哪種場合該用什么稱呼合適，你可以使用“親愛的+名”來應付所有情況。

2.GetStraighttothePoint

直奔主題

Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。

相信閱讀你郵件的人不會愿意仔細瀏覽你那空洞無聊的長篇大論，所以你需要直奔主題。如果你想寫封郵件安慰某個心靈受傷的朋友，開頭先把你的建議亮出來，然后再用你的親身經歷來輔助說明。

Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:

直奔主題意味著郵件內容的第一行應該是這樣：

I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。

我現(xiàn)在正在寫一篇要交給某某出版社關于極致控件的文章，不知道您有沒有時間回答3個問題呢？

Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?

可否對下面的設計項目進行引證？

I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?

我想和你談談修訂的事。這周二下午兩點您有空嗎？

I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。

昨天會議上您要求的文件已附上，請查收。

Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。

當然，你需要再增加更多的細節(jié)內容。若將郵件重點放到內容的開頭，你將收到更加及時的回復信息。如果你的問題在郵件后頭，收信人可能都不會意識到你在等他回復。

3.KeepitShort

內容言簡意賅

Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。

盡可能將你的郵件內容寫得簡單明了。文章太長不易閱讀和吸收。

Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。

若對方需要通過你的郵件來做決策，那你一定要在郵件中將相關信息寫完整。為了能更靈活地排版，你可以把這些信息作成附件形式，以方便對方將其打印出來。

4.UseNumberedPoints

將內容編號

Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:

對于那些為了咨詢或提供各種問題的郵件，最好將問題一點一點的列舉出來，以便于他人對每個問題作答，尤其當某些人更傾向于對問題只回答“是”和“否”的時候。例如：

Couldyouletmeknow:

能否告知：

1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign

網站設計費用

2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure

網頁設計加一份三頁宣傳冊的費用

3.Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril

您能否在四月底完成第二點所述工作？

It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。

將你的問題或觀點用圖標的方式羅列出來是很實用的，倘若你用一段話將幾個點全部涵蓋，那對方有可能會漏看其中的幾點。

5.Re-readandUseSpell-Check

重新閱讀一篇，校對拼寫錯誤

Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”，forinstance,couldpotentiallycauseproblems。

排版或拼寫錯誤有時能導致對一個單詞的誤解。尤其當你用郵件來溝通專業(yè)性內容時，這樣的錯誤就很尷尬，甚至有些失禮。它可能改變你整個郵件的意思。比如：少寫了個“不”，就可能會引起某些問題。

Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped。

因此檢查拼寫將避免你犯這些低級錯誤，但這里強調——不僅僅用眼睛檢查，還得用大腦思考。有些錯誤不一定能輕易檢查出來。如果你的郵件系統(tǒng)有字句聯(lián)想功能和自動糾錯功能，一定要把寫出來的內容再通讀檢查一遍。

6.MakeYourSignatureUseful

充分利用郵件簽名

Doyouhaveanemailsignature?(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying。

你設置過郵件簽名嗎(它將會在你每次郵件內容的下方自動生成)？有些人從來都沒有使用過它，但我們也看過一些非常有意思和哲理的簽名。

Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:

無論你是為了工作還是私人聊天，加注簽名對你和郵件接收者都有好處，因為這意味著可以：

Givingthelinktoyourwebsite

加上你的網頁鏈接

Includingyourworkaddressand/orphonenumber

寫上你的工作地址或電話號碼

Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts

注上你的社會媒體工具帳號(例如博客，微博，論壇)

Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product

宣傳你最新的書籍，博文或產品

Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts)。

有些郵箱甚至還提供用戶根據不同目的設計不同簽名的服務(比如：一個對朋友使用，一個對新結識的企業(yè)伙伴使用)。