Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts。

如果你正在閱讀這篇文章，你肯定有一個(gè)或若干個(gè)甚至是不同帳號(hào)的私人或辦公郵箱。

It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtomunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:

郵件這樣的溝通方式早已經(jīng)滲入到了我們的生活工作中，因此可以說(shuō)大多數(shù)人都能有效地使用郵件與他人交流。但如果你發(fā)現(xiàn)自己還沒(méi)做得足夠有效，我想以下這六點(diǎn)可以幫到你：

1.StartWithanAppropriateSalutation

郵件開(kāi)頭稱(chēng)呼要恰當(dāng)：

Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:

有些人寫(xiě)郵件不喜歡加稱(chēng)呼，甚至連簡(jiǎn)單的“你好”都忽略，直接開(kāi)始正文內(nèi)容。孰不知就像在傳統(tǒng)的信件上一樣，寫(xiě)上稱(chēng)呼是一種禮貌的象征。稱(chēng)呼可以這樣寫(xiě)：

DearSir/Madam親愛(ài)的先生/女士

DearMr.Johnson親愛(ài)的約翰遜先生

HiSue蘇，你好

HelloFred你好，福瑞德

Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。

稱(chēng)呼必須恰當(dāng)。若郵件對(duì)象是你未來(lái)的上司，“親愛(ài)的約翰先生”這樣的稱(chēng)呼應(yīng)該為最得體的。像“你好，鮑勃”更適用于隨意的場(chǎng)合。

Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。

那么，是不是正式的用語(yǔ)就萬(wàn)能呢？絕對(duì)不是。若你給你朋友的朋友寫(xiě)郵件，那用“親愛(ài)的+姓”就顯得異常別扭。

Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine。

當(dāng)你判斷不出哪種場(chǎng)合該用什么稱(chēng)呼合適，你可以使用“親愛(ài)的+名”來(lái)應(yīng)付所有情況。

2.GetStraighttothePoint

直奔主題

Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。

相信閱讀你郵件的人不會(huì)愿意仔細(xì)瀏覽你那空洞無(wú)聊的長(zhǎng)篇大論，所以你需要直奔主題。如果你想寫(xiě)封郵件安慰某個(gè)心靈受傷的朋友，開(kāi)頭先把你的建議亮出來(lái)，然后再用你的親身經(jīng)歷來(lái)輔助說(shuō)明。

Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:

直奔主題意味著郵件內(nèi)容的第一行應(yīng)該是這樣：

I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。

我現(xiàn)在正在寫(xiě)一篇要交給某某出版社關(guān)于極致控件的文章，不知道您有沒(méi)有時(shí)間回答3個(gè)問(wèn)題呢？

Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?

可否對(duì)下面的設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行引證？

I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?

我想和你談?wù)勑抻喌氖?。這周二下午兩點(diǎn)您有空嗎？

I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。

昨天會(huì)議上您要求的文件已附上，請(qǐng)查收。

Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。

當(dāng)然，你需要再增加更多的細(xì)節(jié)內(nèi)容。若將郵件重點(diǎn)放到內(nèi)容的開(kāi)頭，你將收到更加及時(shí)的回復(fù)信息。如果你的問(wèn)題在郵件后頭，收信人可能都不會(huì)意識(shí)到你在等他回復(fù)。

3.KeepitShort

內(nèi)容言簡(jiǎn)意賅

Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。

盡可能將你的郵件內(nèi)容寫(xiě)得簡(jiǎn)單明了。文章太長(zhǎng)不易閱讀和吸收。

Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。

若對(duì)方需要通過(guò)你的郵件來(lái)做決策，那你一定要在郵件中將相關(guān)信息寫(xiě)完整。為了能更靈活地排版，你可以把這些信息作成附件形式，以方便對(duì)方將其打印出來(lái)。

4.UseNumberedPoints

將內(nèi)容編號(hào)

Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:

對(duì)于那些為了咨詢(xún)或提供各種問(wèn)題的郵件，最好將問(wèn)題一點(diǎn)一點(diǎn)的列舉出來(lái)，以便于他人對(duì)每個(gè)問(wèn)題作答，尤其當(dāng)某些人更傾向于對(duì)問(wèn)題只回答“是”和“否”的時(shí)候。例如：

Couldyouletmeknow:

能否告知：

1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign

網(wǎng)站設(shè)計(jì)費(fèi)用

2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure

網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)加一份三頁(yè)宣傳冊(cè)的費(fèi)用

3.Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril

您能否在四月底完成第二點(diǎn)所述工作？

It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。

將你的問(wèn)題或觀點(diǎn)用圖標(biāo)的方式羅列出來(lái)是很實(shí)用的，倘若你用一段話(huà)將幾個(gè)點(diǎn)全部涵蓋，那對(duì)方有可能會(huì)漏看其中的幾點(diǎn)。

5.Re-readandUseSpell-Check

重新閱讀一篇，校對(duì)拼寫(xiě)錯(cuò)誤

Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”，forinstance,couldpotentiallycauseproblems。

排版或拼寫(xiě)錯(cuò)誤有時(shí)能導(dǎo)致對(duì)一個(gè)單詞的誤解。尤其當(dāng)你用郵件來(lái)溝通專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容時(shí)，這樣的錯(cuò)誤就很尷尬，甚至有些失禮。它可能改變你整個(gè)郵件的意思。比如：少寫(xiě)了個(gè)“不”，就可能會(huì)引起某些問(wèn)題。

Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped。

因此檢查拼寫(xiě)將避免你犯這些低級(jí)錯(cuò)誤，但這里強(qiáng)調(diào)——不僅僅用眼睛檢查，還得用大腦思考。有些錯(cuò)誤不一定能輕易檢查出來(lái)。如果你的郵件系統(tǒng)有字句聯(lián)想功能和自動(dòng)糾錯(cuò)功能，一定要把寫(xiě)出來(lái)的內(nèi)容再通讀檢查一遍。

6.MakeYourSignatureUseful

充分利用郵件簽名

Doyouhaveanemailsignature?(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying。

你設(shè)置過(guò)郵件簽名嗎(它將會(huì)在你每次郵件內(nèi)容的下方自動(dòng)生成)？有些人從來(lái)都沒(méi)有使用過(guò)它，但我們也看過(guò)一些非常有意思和哲理的簽名。

Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:

無(wú)論你是為了工作還是私人聊天，加注簽名對(duì)你和郵件接收者都有好處，因?yàn)檫@意味著可以：

Givingthelinktoyourwebsite

加上你的網(wǎng)頁(yè)鏈接

Includingyourworkaddressand/orphonenumber

寫(xiě)上你的工作地址或電話(huà)號(hào)碼

Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts

注上你的社會(huì)媒體工具帳號(hào)(例如博客，微博，論壇)

Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product

宣傳你最新的書(shū)籍，博文或產(chǎn)品

Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts)。

有些郵箱甚至還提供用戶(hù)根據(jù)不同目的設(shè)計(jì)不同簽名的服務(wù)(比如：一個(gè)對(duì)朋友使用，一個(gè)對(duì)新結(jié)識(shí)的企業(yè)伙伴使用)。