作者：黃得承，寶智堅(jiān)思管理咨詢(xún)有限公司行政總裁

摘要：本文從地鐵項(xiàng)目范圍管理反面入手，論述了“范圍問(wèn)題”對(duì)項(xiàng)目的工期、成本和質(zhì)量是造成的不利影響。通過(guò)選用港鐵公司在項(xiàng)目范圍管理中更具有代表性的“接口和協(xié)調(diào)管理”進(jìn)行五大理念和功能深刻而清晰的闡述，希望國(guó)內(nèi)的地鐵建設(shè)管理單位能從中借鑒港鐵經(jīng)驗(yàn)，跨越式地提升項(xiàng)目范圍管理水平

關(guān)鍵詞： 地鐵項(xiàng)目范圍管理；港鐵；接口管理；項(xiàng)目管理信息平臺(tái)

何謂地鐵項(xiàng)目范圍管理?? ? ?地鐵工程項(xiàng)目范圍管理，就是讓地鐵公司更好地把握項(xiàng)目需要做哪些工作和由誰(shuí)來(lái)做，從而成功地達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的管理過(guò)程。也就是對(duì)地鐵項(xiàng)目應(yīng)完成的全過(guò)程全部子項(xiàng)目、標(biāo)段、合同、工作、任務(wù)、活動(dòng)等進(jìn)行范圍定義、范圍確認(rèn)和范圍的變更控制。

? ? ?由于項(xiàng)目具有一次性的特點(diǎn)，范圍管理無(wú)疑是地鐵項(xiàng)目實(shí)施和管理的更更基礎(chǔ)性的工作和基本條件。項(xiàng)目管理若然不談范圍，那么工期、成本和質(zhì)量等等也就無(wú)從談起了。假如地鐵公司對(duì)項(xiàng)目(工作或任務(wù))范圍意識(shí)不足或概念不清，其項(xiàng)目必然在不同程度上發(fā)生混亂無(wú)序、分歧百出、扯皮不斷、過(guò)程失控，更終導(dǎo)致地鐵工程不盡人意甚至嚴(yán)重的損失。

三個(gè)和尚沒(méi)水喝的范圍問(wèn)題
? ? ?作為集各門(mén)類(lèi)技術(shù)大成的軌道交通系統(tǒng)，每一條線路都是幾十個(gè)子系統(tǒng)集成的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)目系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間存在大量接口。如機(jī)電系統(tǒng)，除專(zhuān)業(yè)間存在大量接口關(guān)系，機(jī)電系統(tǒng)還在線路、行車(chē)、軌道、建筑及裝修等非機(jī)電系統(tǒng)存在大量的接口工作，專(zhuān)業(yè)種類(lèi)、繁多涉及面廣、而且相互交錯(cuò)、依從制約。

圖1 土建、裝修和機(jī)電設(shè)備接口關(guān)系示意圖

? ? ?有一句老話，叫“一個(gè)和尚挑水喝，兩個(gè)和尚抬水喝，三個(gè)和尚沒(méi)水喝”，套用在地鐵工程項(xiàng)目范圍管理也很合適。工程項(xiàng)目中一份合約內(nèi)的工作范圍容易說(shuō)清楚，一般沒(méi)什么好爭(zhēng)議。但隨著合約數(shù)量越來(lái)越多，合約之間的范圍界限就越來(lái)越說(shuō)不清楚，導(dǎo)致有些接口上的工作就沒(méi)有人負(fù)責(zé)。

? ? ?表面上看，項(xiàng)目需要做哪些工作，這在方案設(shè)計(jì)及初步設(shè)計(jì)階段已基本界定，例如線路選擇、站位及出口選擇、區(qū)間、車(chē)站設(shè)計(jì)、土建方案、機(jī)電系統(tǒng)方案、動(dòng)拆遷方案等，也同時(shí)會(huì)確定整項(xiàng)工程的合約策略及每個(gè)合約范圍，明確哪些工作由誰(shuí)來(lái)做之后即可進(jìn)行采購(gòu)和招標(biāo)。

? ? ?范圍界定不清的問(wèn)題卻往往隱藏于千頭萬(wàn)緒的接口細(xì)節(jié)中。雖然范圍管理問(wèn)題的暴露大多在工程實(shí)施的中、后期，但其實(shí)隱患早已在設(shè)計(jì)階段埋下。例如在各設(shè)計(jì)階段，由于提交資料不完整，數(shù)據(jù)審核不嚴(yán)謹(jǐn)，或設(shè)計(jì)能力不強(qiáng)、跨專(zhuān)業(yè)溝通不到位，從而導(dǎo)致設(shè)計(jì)文件中涉及不同系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)接口出現(xiàn)差錯(cuò)或不明確，假如沒(méi)有及時(shí)得到糾正，到了后期的施工階段就會(huì)不斷冒出各種各樣“范圍問(wèn)題”來(lái)，這對(duì)項(xiàng)目的工期、成本和質(zhì)量是非常不利的。

聚焦地鐵工程中的接口管理
? ? ?在“港鐵”針對(duì)不同項(xiàng)目管理功能的程序中，能體現(xiàn)項(xiàng)目范圍管理的“機(jī)制”可說(shuō)是俯拾皆是，例如在設(shè)計(jì)過(guò)程中進(jìn)行一系列的“設(shè)計(jì)審閱”、“設(shè)計(jì)凍結(jié)”……這當(dāng)中，有關(guān)于各類(lèi)接口與協(xié)調(diào)管理的程序更具參考價(jià)值。

? ? ?“港鐵”對(duì)接口管理的定義是什么？首先，接口管理不是獨(dú)立的，也不是一次性的，它貫穿于設(shè)計(jì)、施工、安裝和調(diào)試等各階段。更重要是，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的合約、承包商、施工監(jiān)理、項(xiàng)目管理人員來(lái)管理接口問(wèn)題。相反，接口管理是牽連所有合約、承包商等單位。簡(jiǎn)而言之“接口管理，人人有責(zé)”。

? ? ?筆者根據(jù)“理念圓環(huán)”解密港鐵的接口管理，主要以“港鐵”的《土建與機(jī)電施工協(xié)調(diào)管理程序》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《協(xié)調(diào)程序》)為切入點(diǎn) ，看看如何體現(xiàn)流程、計(jì)劃、控制、溝通和信息等五大管理理念。因?yàn)楸疚钠?，僅從眾多典范中選取以下5個(gè)例子來(lái)逐一說(shuō)明：
? ? ?流程理念: 土建與機(jī)電施工協(xié)調(diào)管理程序
? ? ?計(jì)劃理念: 特定設(shè)計(jì)接口管理工具及手段
? ? ?控制理念: 機(jī)電承包商三級(jí)現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)合檢查
? ? ?溝通理念: 組織召開(kāi)承包商溝通協(xié)調(diào)會(huì)議
? ? ?信息理念: 借助于建設(shè)項(xiàng)目管理信息平臺(tái)

土建與機(jī)電施工協(xié)調(diào)管理程序
? ? ?“港鐵”針對(duì)關(guān)鍵的接口管理流程而制定的《協(xié)調(diào)程序》有明確目的，就是要建立一個(gè)土建(包括裝修)與機(jī)電施工協(xié)調(diào)管理流程，明確機(jī)電承包商在進(jìn)場(chǎng)前檢查土建預(yù)留及進(jìn)場(chǎng)后施工協(xié)調(diào)的工作程序。內(nèi)容包括接口管理中的角色與職責(zé)描述、流程圖、流程步驟說(shuō)明、相關(guān)文件記錄格式等。

土建接口檢查流程步驟說(shuō)明：
? ? ?1. 計(jì)劃部發(fā)報(bào)各機(jī)電承包商在各土建工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)場(chǎng)時(shí)程計(jì)劃。
? ? ?2. 土建承包商及土建監(jiān)理報(bào)告確認(rèn)進(jìn)場(chǎng)前所需準(zhǔn)備工作，所有預(yù)留孔洞及預(yù)埋件等均已按施工圖要求施工完成,完成進(jìn)場(chǎng)條件。
? ? ?3. 各機(jī)電承包商到現(xiàn)場(chǎng)檢查土建接口（土建承包商/土建監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助）。
? ? ?4. 各機(jī)電承包商檢查結(jié)果匯總至軌道部樓宇項(xiàng)目工程師。
? ? ?5. 軌道部將匯總意見(jiàn)分發(fā)給設(shè)計(jì)部、建造部、機(jī)電承包商、機(jī)電監(jiān)理，建造部轉(zhuǎn)發(fā)給土建承包商、土建監(jiān)理，設(shè)計(jì)部轉(zhuǎn)發(fā)給設(shè)計(jì)總體單位。
? ? ?6. 建造部組織召開(kāi)機(jī)電/土建接口協(xié)調(diào)會(huì)，確認(rèn)解決方案和所需整改時(shí)間。
? ? ?7. 建造部負(fù)責(zé)要求土建承包商就各土建問(wèn)題在協(xié)商時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改；設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)跟蹤設(shè)計(jì)總體單位及設(shè)計(jì)分包單位就各設(shè)計(jì)問(wèn)題按時(shí)提供圖紙修訂單。
? ? ?8. 土建整改后由土建監(jiān)理確認(rèn)整改完成。
? ? ?9. 機(jī)電承包商確認(rèn)整改完成，正式進(jìn)場(chǎng)。

特定設(shè)計(jì)接口管理工具及手段
? ? ?為了預(yù)先做好項(xiàng)目接口管理計(jì)劃，盡量消除范圍遺漏或偏差的隱患，“港鐵”在設(shè)計(jì)階段除了制作一般的圖紙及技術(shù)規(guī)范書(shū)以外，還會(huì)制定和采用一些特定的接口管理工具及手段，例如：接口矩陣表（表1）、接口資料表（表2）、功能接口表、接口原則表、接口分工示意、圖機(jī)電留孔圖、綜合管線圖、設(shè)備運(yùn)輸圖、吊頂圖等。

? ? ?在表1中，橫向和縱向的項(xiàng)目欄分別按順序標(biāo)記所有標(biāo)段合同和專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的名稱(chēng)，表的左上角與右下角沿對(duì)角線完全對(duì)稱(chēng)。選擇縱向項(xiàng)目欄中的一個(gè)系統(tǒng)，從左向右逐個(gè)檢查，找出與它有關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，在交叉點(diǎn)上標(biāo)識(shí)出是否有接口需求，用以下符號(hào)（見(jiàn)表1-圖例）表示： ?

? ? ?在表2中，將接口內(nèi)容細(xì)化到每一份合同相關(guān)的每個(gè)接口，包括接口名稱(chēng)、專(zhuān)有編碼，由誰(shuí)提供或提供給誰(shuí)，接口數(shù)量、尺寸、用途、類(lèi)型/規(guī)格、位置等。

機(jī)電承包商三級(jí)現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)合檢查
? ? ?有計(jì)劃就會(huì)有變化，“港鐵”如何動(dòng)態(tài)控制各承包商按既定的接口范圍計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行？為確保土建承包商在機(jī)電進(jìn)場(chǎng)前，按實(shí)際需要完成所有預(yù)留孔洞及預(yù)埋件，“港鐵”會(huì)通知機(jī)電承包商將對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行“三級(jí)聯(lián)合檢查”。聯(lián)合檢查由“港鐵”軌道部項(xiàng)目工程師組織，建造部項(xiàng)目工程師參與，相關(guān)承包商及監(jiān)理參加。

卓絕級(jí)：機(jī)電進(jìn)場(chǎng)前6 周的檢查
? ? ?機(jī)電承包商根據(jù)機(jī)電施工圖，核對(duì)土建承包商在進(jìn)場(chǎng)預(yù)留之孔洞及預(yù)埋件是否符合機(jī)電施工要求，各機(jī)電承包商將檢查結(jié)果匯總至軌道部項(xiàng)目工程師。軌道部將匯總意見(jiàn)分發(fā)設(shè)計(jì)部、建造部、機(jī)電承包商、機(jī)電監(jiān)理，建造部部轉(zhuǎn)發(fā)土建承包商、土建監(jiān)理。設(shè)計(jì)部轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)計(jì)單位。土建承包商根據(jù)檢查結(jié)果須于指定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)整改，若在設(shè)計(jì)上有新的變更，設(shè)計(jì)部須指示設(shè)計(jì)單位于指定時(shí)間內(nèi)以設(shè)計(jì)變更的形式發(fā)出新的變更圖紙予土建承包商整改。

第二級(jí)：進(jìn)場(chǎng)前2 周的檢查
? ? ?根據(jù)卓絕級(jí)現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)果，檢查土建承包商整改的情況，若有不合格之處，須指示土建承包商于指定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，直至符合要求。

第三級(jí)：進(jìn)場(chǎng)檢查
? ? ?主要對(duì)重點(diǎn)部位進(jìn)行再一次檢查，保證機(jī)電順利進(jìn)場(chǎng)，檢查須作記錄，避免進(jìn)場(chǎng)時(shí)不必要的爭(zhēng)論，并做好檢查記錄。

組織召開(kāi)承包商溝通協(xié)調(diào)會(huì)議
? ? ?當(dāng)車(chē)站結(jié)構(gòu)基本完成，裝修及各機(jī)電系統(tǒng)承包商將陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)施工，形成同一車(chē)站內(nèi)有多個(gè)承包商同時(shí)施工的情況，難免出現(xiàn)工作范圍接口上的矛盾?！案坭F”會(huì)建立各參與方的聯(lián)絡(luò)制度和必要的會(huì)議制度，做到信息溝通暢通，協(xié)調(diào)高效及時(shí)，讓各承包商在互相配合情況下施工。正如《協(xié)調(diào)程序》明確規(guī)定，組織召開(kāi)以下承包商協(xié)調(diào)會(huì)議：

施工協(xié)調(diào)會(huì)?? ? ?按地理分布將一條地鐵線劃分為幾個(gè)區(qū)段，各區(qū)段每?jī)芍苷匍_(kāi)施工協(xié)調(diào)會(huì)議一次，會(huì)議目的包括：為土建、裝修及機(jī)電承包商提供正式溝通渠道；討論區(qū)段內(nèi)各車(chē)站土建、裝修及機(jī)電安裝進(jìn)度、及中短期內(nèi)各專(zhuān)業(yè)的施工范圍和需其他專(zhuān)業(yè)協(xié)調(diào)事項(xiàng)；討論各機(jī)電系統(tǒng)協(xié)調(diào)事項(xiàng)（如臨水臨電、預(yù)埋件、預(yù)留空洞、設(shè)備運(yùn)送、房間移交等）。會(huì)議中，土建與裝修承包商須提供未來(lái)4 周的施工計(jì)劃，簡(jiǎn)述車(chē)站內(nèi)各施工范圍的情況，土建承包商收集各施工單位作業(yè)區(qū)要求，討論并確定各施工范圍內(nèi)各承包商的施工程序，供機(jī)電項(xiàng)目工程師與土建項(xiàng)目工程師確認(rèn)。

個(gè)別合約之間協(xié)調(diào)會(huì)
? ? ?土建/機(jī)電合約之間或機(jī)電/機(jī)電合約之間的協(xié)調(diào)會(huì)在各機(jī)電合約批出后立即開(kāi)展，以設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)的方式提出對(duì)土建或其他機(jī)電專(zhuān)業(yè)的要求，確定各項(xiàng)接口細(xì)節(jié)。設(shè)計(jì)院將按承包商的要求更新施工圖紙。當(dāng)各機(jī)電承包商陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)后，協(xié)調(diào)會(huì)的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)移到工地協(xié)調(diào)細(xì)節(jié)，完善施工圖紙不足之處，遇設(shè)計(jì)資料不全時(shí)要求設(shè)計(jì)院補(bǔ)充/修改。

現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)
? ? ?所有施工圖紙未有或不能清楚描述的土建/裝修/機(jī)電接口細(xì)節(jié)，都需通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)解決。在不影響原來(lái)設(shè)計(jì)要求的前提下，適當(dāng)調(diào)整以確保施工能繼續(xù)進(jìn)行。土建及機(jī)電項(xiàng)目工程師須經(jīng)常巡視現(xiàn)場(chǎng)，了解土建/裝修/機(jī)電施工安裝施工情況，對(duì)管線密集或施工困難地方，及早召集相關(guān)人員至現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)，制定施工工序，確保施工能順利進(jìn)行。

借助于建設(shè)項(xiàng)目管理信息平臺(tái)
? ? ?“港鐵”知道要管理好地鐵工程項(xiàng)目范圍，包括按照前面所述的規(guī)范模式管理接口流程、計(jì)劃、控制和溝通，有必要借助信息化手段。這樣可以集中管理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各方產(chǎn)生和需求的信息，從而為項(xiàng)目參與各方提供一個(gè)高效的信息交流和協(xié)同工作的環(huán)境。各參建單位在統(tǒng)一的接口信息溝通平臺(tái)上交流接口信息，大大縮短了各參建單位在空間和時(shí)間上的距離，避免由于接口信息溝通不暢而造成的項(xiàng)目范圍風(fēng)險(xiǎn)。

? ? ?針對(duì)接口管理，建設(shè)項(xiàng)目管理信息平臺(tái)需提供如下的功能：

? ? ?文檔管理：一方面記錄項(xiàng)目過(guò)程中跨組織單位之間的正式溝通，例如：有關(guān)接口信息的收發(fā)文、聯(lián)系單等；另一方面集中儲(chǔ)存各工程師因應(yīng)工作需要而產(chǎn)生的各種電子文件，從而對(duì)它進(jìn)行版本控制，例如：用Excel編制的接口矩陣表、系統(tǒng)接口資料表等。

? ? ?設(shè)計(jì)管理：要統(tǒng)一管理圖紙?jiān)u審單和圖紙分發(fā)單，簡(jiǎn)化項(xiàng)目過(guò)程中煩雜的圖紙?zhí)峤?、登記、審批、修訂、分發(fā)等協(xié)同工作，更要讓各參與方能輕松地從設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)規(guī)格書(shū)中及時(shí)獲取準(zhǔn)確的接口信息，保證項(xiàng)目的順利完成。

? ? ?會(huì)議管理：要將大量承包商協(xié)調(diào)會(huì)議上分配的工作事項(xiàng)用數(shù)據(jù)化來(lái)紀(jì)錄，方便跟蹤會(huì)議上所分配給項(xiàng)目成員的工作、并在下次會(huì)議上對(duì)照會(huì)議事項(xiàng)，檢查接口工作結(jié)果?？捎兄訌?qiáng)各參與方對(duì)會(huì)議決策的承諾，提升會(huì)議的價(jià)值。

? ? ?合同管理：要讓每份合同簽訂前能進(jìn)行更有效的協(xié)同溝通，特別是經(jīng)各部門(mén)和單位的審閱批核，確保已規(guī)定了在接口處承包方在工作內(nèi)容、施工順序、工作面的交接，以及技術(shù)、組織上的協(xié)調(diào)等方面的責(zé)任。

? ? ?進(jìn)度管理：要讓計(jì)劃部編制主要土建、機(jī)電工程的接口節(jié)點(diǎn)摘要，列明每個(gè)合約所有重要接口的節(jié)點(diǎn)和交付成果，以及各機(jī)電承包商在各土建工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)場(chǎng)時(shí)程計(jì)劃；更要讓各參與方可以輕松進(jìn)行反饋和調(diào)整，推動(dòng)各參建單位落實(shí)接口進(jìn)度跟蹤。

值得業(yè)界借鑒的項(xiàng)目范圍管理
? ? ?實(shí)踐證明，項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目管理的根基，也歷來(lái)是比較薄弱的環(huán)節(jié)，地鐵建設(shè)項(xiàng)目的基本特性則使此類(lèi)范圍風(fēng)險(xiǎn)（特別是接口管理）較一般項(xiàng)目更大。

? ? ?國(guó)內(nèi)地鐵公司可以借鑒“港鐵”科學(xué)務(wù)實(shí)的范圍管理流程制度、動(dòng)態(tài)細(xì)致的計(jì)劃與控制、主動(dòng)式的溝通方法和措施，實(shí)現(xiàn)在設(shè)計(jì)初期、設(shè)計(jì)管理過(guò)程中能有序、有效地解決項(xiàng)目范圍和接口分工上的分歧和爭(zhēng)議，遇到問(wèn)題也有章可循，有據(jù)可依。

? ? ?筆者明白對(duì)一些地鐵建設(shè)管理單位來(lái)說(shuō)，跨越式地提升項(xiàng)目范圍管理水平，需要一定的時(shí)間，也有一定的難度。但若能借助信息化手段，加上套用適合自身的標(biāo)桿流程，相信可以把這變革的時(shí)間縮短、難度降低。

下期預(yù)告
《解密港鐵》專(zhuān)題系列已在《軌道交通》雜志上從第61期開(kāi)始陸續(xù)進(jìn)行發(fā)表，共分六期陸續(xù)刊登，本篇是專(zhuān)題的第二篇。下期將進(jìn)一步解密港鐵如何管理地鐵建設(shè)項(xiàng)目的成本，項(xiàng)目成本管理的“五大理念”又如何在港鐵項(xiàng)目管理“機(jī)制”中充分體現(xiàn)。（本條咨詢(xún)摘自安徽省教育招生信息網(wǎng)）